業務で色々な書類を作成する際に、この「セルに自動的に色を付ける」「文字の色を自動的に変える」という操作をよく使います。
工程表はじめ、各種チェック表、経理関係の帳票など、地味ながら覚えておくと便利なんです。
今回は、支払台帳を使用して説明してみようと思います。
条件付き書式を使って複数セルの色と文字の色を変える
①支払いが完了したセルを青色にする
②支払い残額の数字を赤色にする
完成すると、下のような表になります。
支払いが完了した項目のセルを水色にする
「条件付き書式」を使用してセルの色を変えます。
最初に、セルの色を変更したい範囲を選択しておきましょう。
次に「ホーム」タブ⇒「条件付き書式」⇒「ルール管理」をクリックします。
この「条件付き書式ルールの管理」の画面が出たら「新規ルール」のタブをクリックします。
「新しい書式のルール」画面が出たら「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリックします。
「次の数式を満たす場合に値を書式設定」のボックスに数式を入力します。
この表の場合は、「=$O4<1」になります。
「=$O4<1」という数式は「O列」の値が「1より小さい」（0であること）を意味します。
O列に絶対参照の$がついているので、行が5，6，7と変わってもそれぞれ「O5」「O6」「O7」の値が参照されます。
次に書式（セルの色）を設定します。
変更後の色を選択し、OKをクリックします。
「新しい書式のルール」の画面に戻り、数式と色を確認したらOKボタンをクリックします。
「条件付き書式ルールの管理」の画面になります。
先ほど入力した数式と、変更後の色、適用先の選択範囲が表示されているのを確認したらOKをクリックします。
これで完成です！
支払残のない項目（№、決定業者、決定金額）のセルが青色になりました。
支払いの残額数字を赤色にする
上記のセルを青色に変更する時と同じように、数字の色を変更したい範囲を選択します。
「条件付き書式」のアイコンから「セルの強調表示ルール」⇒「指定の値より大きい」をクリックします。
すると上記のような画面になるので、値は「0」、書式は赤の文字を選択してOKをクリックします。
支払いの残額の数字が赤色に変わりました。
文字の書式等を変更したい場合は、「条件付き書式」⇒「ルールの管理」⇒「ルールの編集」タブで設定できます。
わかりにくかった点
条件付き書式の設定（「数式を使用して、書式設定するセルを決定」）は、変更範囲を選択し、キーとなるセル（ここでは「O4」）番地を指定します。
そうすると、変更範囲内のセル全てで条件にあてはまるかどうか自動的に判断してくれるという点が最初理解できませんでした。
例えば、「O4<1」だった場合、「E4:G4」のセルは水色になります。
では「E5:G5」は、キーのセル「O4<1」という条件を反映するのか？というとそうではなく「O5<1」という条件で自動的に判断してくれるという事です。
まあ、あまり深く考えず、こういうものだ、と操作を丸覚えしてやってしまうのがいいかもしれませんね。
ほんと最強。これ１冊置いて置けば、たいていのことは解決できます。
この本、内容はもちろんですが、素晴らしいのは見開き180度ぱたんと開く事。
どのページを開いてもページが平たくなるので、何かで押さえておかなくてもいいんですよ。
