現場事務員のリモートワーク

2020年にコロナが大流行し緊急事態宣言が発令されたため、私も週何日かリモートワークをすることになりました。
世間では、派遣社員だけは出社するような問題も起こっている中ありがたいことでした。

（リモートワークの助手、三毛猫さん。いつもPC脇に陣取っている）

さて、現場事務をリモートワークでできるの？と最初は思いました。
自分も上司も初めてのことで、あれこれ試行錯誤しながら約１年どのように続けてきたのかを紹介します。

１日のスケジュール

契約勤務時間は８時から17時です。

職場と家での仕事の割り振り

リモートワークでする業務

• 各種書類（文書、工程表、台帳等）の作成
• 工事写真台帳の作成
• 図面の作成・修正

職場でやる業務

• 契約書類、請求書等帳票類の受発注、チェック、作成
• 書類、図面等の出力
• 備品管理
• 郵便物管理

工夫した点

書類の事前メールチェック

月次請求処理の請求書や、発注関係の書類等は、いつもは受領後にチェックし、訂正があれば都度再提出してもらうという流れでした。
リモートワーク開始後は、提出前にPDFファイルでメール送信してもらい、間違いがないか事前にチェックをすることに。
出社時に、完全な書類が届いている状態になるので、再提出処理等の時間のロスがなくなりました。

受領した書類をリスト管理

受領した書類の種類と内容がわかるよう簡単なリストを作成し、在宅時に問い合わせがあった時に、何がいつ届いたかをさっと答えられるようにしていました。
また、面倒な時はスマホで写真を撮っておきました。

備品受注のタイミング

リモートワークにより、職場に人がいない時間帯が多くなるため、自分の出社日に合わせて届くように注文しました。
また、前日までに注文しなくてはいけない物は、絶対に忘れないようメモをして目立つところに貼ったり、スマホのリマインダー機能を使用したりも。

メリットとデメリット

メリット

今まで身支度と通勤に使っていた時間が、まるまる自分の時間として使えるのが最大のメリットでした。
私はいつも５時少し前に起床して６時過ぎに家を出ています。
始業の８時までの時間に、いつもは夜やる洗濯をしたり、ジョギングをしたり、ピアノの練習をしたり、24時間のスーパーに買い物へ行ったり、とたくさんの事ができました。

また、家にいられる安心感、気持ちの余裕がかなりありました。
老齢の猫たちと一緒に過ごせる、感染のリスクも減る、好きな音楽を流しつつ、お茶を飲みつつ仕事をするという気楽さ。

そして、仕事も想像していた以上に集中でき、電話応対や来客などがないため自分のペースで進めることができました。

デメリット

生活面では、自己管理がなってないとどこまでもだらけてしまうことです。
対策として、出社時のタイムスケジュールに沿ってある程度規則正しく動くようにしていました。
また、社会現象？になった、リモートワークで動かないため体重が増える問題・・・こちらは努めて定期的な運動をしていましたが、やはり増えました💦

業務面では、出社しないと進められない書類処理がたまってしまう問題がありました。
請求書の提出時期などは、出社日を増やして対応しました。
また、押印をもらう書類は、上司と顔を合わせる時間があればすかさず押してもらうという慌ただしさ。まだまだ印鑑社会です。

また、会社のPCを持ち歩くため、破損しないように細心の注意が必要でした。
電車内はもちろん、家ではお茶をこぼしたりしないように。

まとめ

１年の間、リモートワークを経験してみて感じたのは、想像していたよりずっと快適だったという事。
ずっとこのままがいいなあ、と思ってしまうほどでした。
とはいえ、出社して同僚や上司、現場の方たちと会話をしているとすごく元気になるんですよね。
気持ちに張りが出て仕事もポンポン進みました。
人との交流は、家にひきこもりの心に刺激を与えてくれます。


現場事務のリモートワークはなかなか定着するのは難しそうですが、今後の状況によっては変わることもあるかもしれません。
いつでも対応できるよう、リモートワークありきの業務方法を考えていこうと思っています。