現場事務の日常

現場事務所の年末年始業務

今年も残すところあと1週間と少し。
何かとせわしくなってきました。

さて、現場事務所の年末年始はどんな感じなのでしょうか?
今回は、年末年始の現場事務員の業務について紹介します。

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年末年始の流れ

年末年始休暇スケジュール

作業所の年末年始休暇スケジュール、職員の連絡先等を本社の担当部署へ提出します。
同時に、関係会社へも作業所休暇のスケジュールを連絡するといいでしょう。

忘年会

忘年会を開催する場合は、11月に入ったらすぐにスケジュールを調整し店の予約をしましょう。
11月中旬を過ぎると、満員が多くなり場所の確保が難しくなります。
店の決定、参加メンバーへの連絡、出欠確認、お店との最終確認、当日の支払い等を行います。

年末の挨拶まわり

施主、関係会社、近隣等に挨拶まわりをします。
その際に持参する名刺、カレンダー、手土産等は事前に不足しないよう用意しておきます。
また、作業所へ挨拶まわりに訪問される方もいらっしゃるので、お渡しするカレンダーなどは多めに用意しておきましょう。

工事現場で喜ばれる差し入れって?
現場事務所あるある!いつもお菓子と飲み物が買い置きされています。体を酷使する職人さんには甘いコーヒーが人気。

大掃除

だいたいの現場では最終日の午前中に大掃除を行います。
作業所の規模や場所、または所長の意向によってどこまで掃除をするのか変わりますが、普段の清掃ではやらない箇所などを掃除します。
使用する洗剤や掃除用品などは事前に用意しておきます。

(最強激落ちくん)

大現場以外では、各自机の上を掃除したり、空気清浄機のフィルターを洗ったり、書類ファイルを整理して倉庫に保管したり、という感じでしょうか。

大掃除で出たゴミは、その地区、またはテナント事務所ではそのビルの年末スケジュールに従って、忘れないように指定の場所に出しておきます。

納会、正月飾り

作業所によっては、大掃除の後に納会がある場合があります。
その場合は、お酒や飲料、おつまみなどの買い出しをします。

また、新年を迎える正月飾りを忘れないように飾ります。
主に、入口扉に飾るしめ飾り、鏡餅、門松ですが、大体はしめ飾りのみという現場が多いですね。
飾る日ですが、一般的に「29日」は「苦(9)待つ(松)」と言われて縁起の悪い日と言われているので、28日か、30日に飾るといいでしょう。

*現場あるあるですが、なぜか現場って業者さんがクラシックな大きなしめ飾りを持って来て下さる事が多くて(本物の海老とか蜜柑とかがついている藁の)毎年ちょっと楽しみなんです。

年末準備といえば、かつては年賀状作成が一大業務の時代がありましたが、今はほとんど作成することがなくなりました。
関係会社からも年賀状廃止の連絡が届いたりして、届く枚数もわずかです。
今後はなくなっていくかもしれませんね。

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年始の挨拶まわり

年末の挨拶まわりと同じく、年始にも恒例として挨拶まわりがあります。
用意するものは、年末と同じく、名刺、タオル、手土産等。
年始ではカレンダーは持参しません。
また、挨拶まわりに訪問してくる方にお出しするお茶等も用意しておきます。

年賀状

届いた年賀状は各自に渡したり、回覧したりして、返信等の対応方法は各自にまかせます。
住所変更、組織変更などがあった場合は、住所録の修正をします。

その他

最近は、年初は長めに休みをとって(現場の工期によりけりですが)、5日ぐらいから仕事始めになるところも多く、昔のように初日は1杯やりながら挨拶まわりの応対・・というような事はなくなりました。(平成初期の頃ね)
初日からきっちり仕事です。

そのため、あいさつ回りの方の対応をしつつ、通常業務をしつつ、と少しあわただしくなりがちですが、気分を新たに気持ちよく働いていきましょう。

まとめ

年末年始は、これらの業務の他に、通常業務も提出日が前倒しになったりしてあわただしくなります。
事前に、年末年始用の業務スケジュール表、やる事リストなどを作成しておくことをおすすめします。

(TO DOリスト付箋を愛用してます!)

それでは、良いお年をお迎え下さい。ご安全に!

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