今まで現場事務員は「現場事務所で業務を行う」ことが当然であり、それ以外の方法はほとんどありませんでした。
ところが、2020年に広がったコロナ。
その対策として、各企業がリモートワーク（在宅勤務）を導入し始め、私も現場事務でありながら、在宅で業務をする経験をしました。
今は通常勤務に戻っていますが、その経験から、現場事務をリモートワークで行う事は可能ではないか？と思い始めたのです。
そんな中、「現場ラボ」さんの「オンライン事務員の採用」という記事を目にし、これは画期的かも！と思ったのでご紹介します。
「オンライン事務員の採用」の動画紹介
（引用：「現場ラボ」さんより）
こちらの動画の内容を、簡単にまとめてみました。
どのような人を対象にするのか？
動画では家事・育児中の主婦層を例にあげていますが、他にも介護中の方、通勤ができない身体的事情のある方、遠隔地で現場に通えない方、なども対象になるでしょう。
募集方法
ＳＮＳやクラウドソーシングでの募集を提案しています。
（クラウドソーシングとは）
業務を発注したい企業や個人が、ネットを使用して不特定多数の人に業務を依頼すること。
どのような業務を担当するのか
急ぎではない案件、分業可能で、クラウドで完結することができるもの、定期更新の定型業務など。
動画内でインタビューされていた事務員さんは、PDFの見積書をExcelの見積書にすることや、図面の作成、修正なども依頼されていました。
事務員とのやりとり方法
主にチャットサービスを使用し、仕事内容によってはZOOMで対面指示をします。
チャットサービスを勧める理由として、やりとりが簡単で、ファイルの添付もできる点。
また、LINEやメールは勧めない理由として、
①LINEは公私がぐちゃぐちゃになりがち
②メールは時系列がわかりにくい、アドレスを検索する手間、冒頭のあいさつ文などが無駄
という点からチャットサービスをお勧めされています。
メリットとデメリット
メリット
- 工夫次第で幅広い業務をまかせることができる
- 人材確保の幅が広がる（経験者だけど家庭の事情で通勤できない、遠隔地に住んでいる等）
- 現場にいると忘れがちな定時業務をまかせられる
- 継続契約をすることで業務知識が蓄積される
- 時給性なので費用負担が軽い（交通費や社会保険料などの企業側の負担がない）
デメリット
- 事務員の能力ややる気によって業務の進み方が大きく左右される
- 遠隔で指示するので、雇う側のマネジメント力が必要
- 急な業務には向いていない
- 雇う側、雇われる側どちらにも、ある程度のオンライン知識が必要になる
応用としてこんな使い方も
- 朝礼看板のサイネージの自動更新を遠隔で操作してもらう
- 現場業務が手すきの時は、他現場の業務や社内の業務をやってもらう
- 自分専用の事務員さんを雇い、自分の仕事をまかせる
- 事務員のスキルによって、多方面の業務をまかせることができる
これから解決していく問題点は？
自分が雇われる側としてこの動画を見て、ちょっとわかりにくかった点、またこうした方がいいのでは？と思ったことをあげてみます。
支払方法
時給で支払う場合、「１日に働く時間を定める」を前提にするのか、「実際に業務に費やした時間」を前提にするのか？
費やした時間だと、事務員の能力、または環境によって個人差が出てきそうです。
１日に何時間働くか設定されていると、その日に業務があまりなかった場合はどうなるのか？割り切って給料を支給するのか？
ということが疑問に思いました。
データのセキュリティ対策と機密保持に関して
データのセキュリティに関しては、データの漏洩や、PCそのものの紛失盗難の可能性がありうること。派遣会社などを通さずに個人として募集する場合は、それらに対してきちんと機密保持義務や、損害賠償の件等の就業規則を作成することが必要になってくるのではないか？
という点が気になりました。
まとめ
昨年、一昨年と短期間ではありましたが、在宅勤務を経験し、現場事務も業務によっては在宅でできることがわかりました。
とはいえ、このように最初から業務を限定して採用する、ということは思いつかず、目から鱗の情報でした。
現場事務員は、規模の小さな現場ではいないことが多く、すべての事務作業を現場担当職員（現場監督）がこなさなければいけません。
日中現場にいることが多い現場担当職員は、事務作業は夕方事務所に戻ってきてからやることになり、残業も必然的に多くなります。
そんな時に、オンラインで事務作業を担当してもらえたら、かなり効率がいいでしょう。
私自身、もしこれから体力的な面や家庭の面で、毎日通勤することが不可能になってきた時には、このような働き方ができたらすぐ応募すると思います！
建築業界はかなり保守的な面があり、新しいことをすぐに取り入れるのは難しいかもしれません。
とはいえ、このコロナの状況で、だいぶ働き方に対する柔軟性が高くなってきたことを感じます。
オンライン事務員の提案も、受け入れらる可能性は高いのではないでしょうか。
機会があったら、社内の方にオンライン事務員の提案をそれとなく話していこうと思っています！
